Was es bedeutet, 'das Werkzeug zu bauen, das ich meine ganze Karriere gesucht habe', am Beispiel der Kostenkontrolle

Während meiner gesamten Karriere im Landschaftsbau, die über 25 Jahre umfasst, stand ich immer wieder vor demselben Problem: dem Fehlen eines einheitlichen, intuitiven Tools für das Management-Controlling. Ich baue formspace.design genau deshalb, weil es das Werkzeug ist, das ich mein ganzes Leben lang gesucht habe – es ermöglicht nicht nur die Gestaltung schöner Gärten, sondern auch die effiziente Verwaltung jedes Projektaspekts, von der Idee bis zum finanziellen Ergebnis. Für mich ist es nicht nur eine Software, sondern die Verkörperung jahrelanger Erfahrung und des Leidens, das mit ineffizienter Buchhaltung verbunden ist.

Mein Problem: Das Fehlen eines einheitlichen Controlling-Systems

Als ich von 2000 bis 2022 das Unternehmen „Dom i Sad“ (Haus und Garten) leitete, planten und bauten wir Landhäuser, begrünten Grundstücke und pflegten sie. Es waren Projekte unterschiedlichen Umfangs, von kleinen Gärten mit 6 Ar bis zu weitläufigen Anwesen mit über 20 Ar. Mit jedem neuen Projekt wuchs auch die Komplexität der Abrechnung. Wir nutzten Excel-Tabellen, separate Programme für Kostenvoranschläge und CRM-Systeme, die schlecht miteinander integriert waren. Dies führte zu ständigem Datenverlust, Abweichungen zwischen Kostenvoranschlag und tatsächlichen Kosten und vor allem zum Fehlen eines Gesamtbildes der Projektrentabilität.

Ich erinnere mich, wie oft ich Daten aus Dutzenden von Quellen manuell zusammenführen musste, um zu verstehen, wie viel wir bei dem einen oder anderen Objekt tatsächlich verdient hatten, oder warum das Budget eines scheinbar gut geplanten Projekts plötzlich um 10-15 % überschritten wurde. Das waren Stunden, manchmal sogar Tage, die für Routineaufgaben aufgewendet wurden, anstatt sich mit strategischer Entwicklung oder dem kreativen Teil zu beschäftigen. Das Fehlen von Transparenz in der Abrechnung ist nicht nur eine Unannehmlichkeit, sondern führt zu direkten finanziellen Verlusten und dem Verlust der Kontrolle über das Geschäft.

Finanzbuchhaltung und Management-Controlling: Warum sie verwechselt werden

Ich habe festgestellt, dass viele Unternehmer, insbesondere in kleinen und mittleren Unternehmen, oft die Finanzbuchhaltung und das Management-Controlling verwechseln. Meine Erfahrung, einschließlich eines zweiten Hochschulabschlusses in Betriebswirtschaft, hat mich gelehrt, sie klar zu trennen. Die Finanzbuchhaltung ist in erster Linie ein Instrument für den Staat, das Finanzamt und Investoren. Sie ist streng reguliert, vergangenheitsorientiert und auf die Berichterstattung ausgerichtet.

Das Management-Controlling hingegen ist mein internes Instrument zur Entscheidungsfindung. Es ist flexibel, zukunftsorientiert und ermöglicht es mir, ein reales Bild dessen zu sehen, was im Unternehmen hier und jetzt geschieht. Zum Beispiel zeigt die Finanzbuchhaltung den Gesamtgewinn für ein Quartal, gibt aber keine Antwort darauf, welches Projekt genau einen Verlust oder einen übermäßigen Gewinn erzielt hat. Das Management-Controlling hingegen ermöglicht es mir, die Effizienz jedes Elements zu analysieren: von einem bestimmten Mitarbeiter bis zur Verwendung einer bestimmten Pflanzenart oder von Materialien. Mehr dazu habe ich im Artikel Warum ein Geschäftsführer eines Landschaftsbauunternehmens kein Buchhaltungssystem, sondern ein Management-Controlling-System benötigt geschrieben.

Typische Fehler im Management-Controlling von Landschaftsbauunternehmen

Im Laufe der Jahre habe ich mehrere entscheidende Fehler identifiziert, die die Effizienz von Landschaftsbauunternehmen ständig untergraben:

1. Unterschätzung des Arbeitsaufwands. Oft werden im Kostenvoranschlag nur die Materialkosten berücksichtigt, die Zeit für Planung, Abstimmungen, Logistik und kleinere Nacharbeiten wird vergessen. Zum Beispiel kann auf einem 10 Ar großen Grundstück, auf dem 500 Sträucher gepflanzt werden müssen, ein Unterschied von 20 Minuten pro Strauch aufgrund ungünstiger Logistik oder eines Planungsfehlers zu zusätzlichen 160 Arbeitsstunden führen, was erhebliche Kosten verursacht.
2. Schlechte Materialkontrolle. Unberücksichtigte Restbestände, Beschädigungen, Diebstahl, Einkauf „auf Vorrat“ ohne tatsächlichen Bedarf – all das schmälert den Gewinn. Das Fehlen eines klaren Systems für Wareneingang und -ausgang führt dazu, dass sich unverkäufliche Bestände im Lager ansammeln und auf der Baustelle das Nötigste fehlt.
3. Ignorieren von Gemeinkosten. Gerätemiete, Abschreibung von Werkzeugen, Transportkosten (Kraftstoff, Reparaturen), sogar Kaffee für das Team – all diese „Kleinigkeiten“ summieren sich und können bis zu 15-20 % der Gesamtkosten eines Projekts ausmachen, wenn sie nicht systematisch erfasst werden.
4. Fehlende Rentabilitätsanalyse pro Projekt. Wenn Sie nicht wissen, wie viel jedes einzelne Objekt tatsächlich eingebracht hat, können Sie keine fundierten Entscheidungen über Preisgestaltung, Kundenauswahl oder Spezialisierung treffen. Ich habe immer danach gestrebt, das Gesamtbild zu sehen: vom ersten Kundenanruf bis zur Unterzeichnung des Abnahmeprotokolls und dem endgültigen Gewinn.

Welches Controlling für ein effektives Projektmanagement notwendig ist

Um diese Fehler zu vermeiden, bin ich zu dem Schluss gekommen, dass ein Landschaftsbauunternehmen ein umfassendes Management-Controlling benötigt, das Folgendes umfasst:

• Zeiterfassung. Genaue Verfolgung der Stunden, die jeder Mitarbeiter für jede Aufgabe aufgewendet hat. Dies ist die Grundlage für die Gehaltsabrechnung, die Effizienzbewertung und die Planung zukünftiger Projekte.
• Materialverwaltung. Detaillierter Wareneingang und -ausgang aller Materialien, von Erde und Pflanzen bis zu Drainagerohren und Befestigungselementen. Mit der Möglichkeit der Zuordnung zu einem bestimmten Projekt und einer bestimmten Phase.
• Kostenrechnung. Alle direkten und indirekten Kosten, die mit dem Projekt verbunden sind: Gehälter, Materialien, Logistik, Miete, Subunternehmer, Marketing. Es ist wichtig zu sehen, wohin jeder Rubel oder jede Griwna fließt.
• Einnahmenverwaltung. Alle Kundenzahlungen, aufgeschlüsselt nach Projekten und Zahlungsphasen.
• CRM-Funktionalität. Kundeninteraktion, Kommunikationshistorie, Deal-Status, Aufgaben pro Kunde. Dies ist Teil meiner Vision, wie ich bereits in Drei Systeme, die ich in Haus und Garten zu implementieren versuchte und warum sie sich nicht etablierten erzählt habe.
• Analysen und Berichte. Die Möglichkeit, schnell Berichte über die Projektrentabilität, die Mitarbeitereffizienz und die Ressourcenauslastung zu erhalten. Nur so kann die Strategie schnell angepasst werden.

Von der Idee zur Umsetzung: Wie ich Programmierern Aufgaben stellte

Meine Geschichte der Zusammenarbeit mit Programmierern begann bereits in den 90er Jahren, als ich stellvertretender Direktor bei NPF „Alkar“ war und wir Software für Simulatoren entwickelten. Schon damals verstand ich, wie schwierig es sein kann, meine Vision und die Bedürfnisse des Geschäfts an technische Spezialisten zu vermitteln. Jahre später, bei „Dom i Sad“, stieß ich erneut auf dieses Problem, als ich versuchte, maßgeschneiderte Lösungen für unsere Abrechnung zu bestellen. Ich formulierte die Aufgaben klar: „Ich muss sehen, wie viel wir für Beton für Wege auf einem Grundstück in N-Stadt ausgegeben haben und wie viel Zeit Team A dafür benötigt hat.“ Als Antwort erhielt ich ein System, das formal korrekt, aber für meine Arbeit als Direktor völlig unpraktisch war.

Programmierer sehen die Welt oft durch die Brille des Codes und der Logik, nicht durch die Brille realer operativer Prozesse und der „Schmerzen“ des Benutzers. Das ist nicht ihre Schuld, es sind einfach unterschiedliche Welten. Ich verbrachte Jahre damit zu erklären, was ich brauchte, und erhielt „nicht das Richtige“ – am Ende musste ich mich entweder damit abfinden, es überarbeiten oder aufgeben. Genau diese Erfahrung, diese Frustration, diese unüberwindbare Kluft zwischen meinen Geschäftsanforderungen und dem, was fertige Lösungen oder kundenspezifische Entwicklungen boten, brachte mich auf den Gedanken: „Wenn du etwas gut machen willst – mach es selbst.“ Und so begann ich mit 61 Jahren, mit Hilfe von KI zu programmieren, um formspace.design zu schaffen – ein Werkzeug, das ein Praktiker wirklich braucht. Über diesen Weg habe ich auch im Artikel Jahre, in denen ich dem Programmierer erklärte, was ich brauchte, und nicht das Richtige bekam erzählt.

Wie ich in formspace.design plane, unter Berücksichtigung meiner gesamten Erfahrung

Meine Erfahrung und der Schmerz durch ineffizientes Controlling bildeten die Grundlage für jedes Modul von formspace.design. Wenn ich jetzt ein Projekt plane, nutze ich es als mein persönliches, lange gesuchtes Werkzeug.

Ich beginne mit dem Hochladen des Grundstücksplans des Kunden in Modul 1.1 „Grundstücksplan“ und markiere die wichtigsten Funktionsbereiche. Anschließend wechsle ich zu 1.3 „Zonen und Objekte“, um das Projekt zu detaillieren und spezifische Elemente hinzuzufügen: Wege bestimmter Breite (z. B. 1,2 m für den Hauptweg und 0,8 m für Nebenwege), Pavillons, Blumenbeete, Bewässerungssysteme. Und hier liegt der entscheidende Unterschied: Beim Hinzufügen jedes Objekts kann ich sofort den Materialverbrauch und den Arbeitsaufwand zuordnen. Zum Beispiel gebe ich für einen Weg den Belagstyp, die Fläche und die Dicke der Unterlage an und sehe einen vorläufigen Kostenvoranschlag für Materialien (Sand, Schotter, Platten) und die Normstunden für die Verlegung durch das Team. Wenn ich eine frische Idee für ein Konzept benötige, greife ich auf 2.1 „KI-Konzepte“ zurück, um visuelle Referenzen zu erhalten, die ich dann in konkrete Objekte mit bereits hinterlegten Parametern und entsprechenden Kosten umwandeln kann.

Dieser Ansatz ermöglicht es mir, nicht nur ein schönes Bild zu erstellen, sondern von Anfang an die finanzielle Seite des Projekts zu sehen. Ich kann mit verschiedenen Material- oder Pflanzenoptionen experimentieren und sofort sehen, wie sich dies auf den Gesamtkostenvoranschlag auswirkt. Zum Beispiel kann ich eine bestimmte Nadelbaumart durch eine günstigere Alternative ersetzen und sofort die Einsparungen bewerten. Dies gibt mir die volle Kontrolle über das Budget und das Verständnis, dass jedes erstellte Projekt nicht nur ästhetisch ansprechend, sondern auch finanziell fundiert sein wird. Dieser gesamte Prozess ist das direkte Ergebnis meines Bestrebens, ein System aufzubauen, das all die Schwierigkeiten mit der Abrechnung beseitigt, die mich jahrzehntelang verfolgt haben.

Häufig gestellte Fragen

Warum genau Management-Controlling und nicht Finanzbuchhaltung?

Die Finanzbuchhaltung ist auf externe Berichterstattung ausgerichtet und unterliegt strengen Regeln, die oft keine operativen Informationen für interne Entscheidungen liefern. Das Management-Controlling hingegen wird „für sich selbst“ erstellt, ist flexibel und ermöglicht es, in Echtzeit die Effizienz jedes Projekts, jeder Kostenposition und jedes Mitarbeiters zu sehen, was für die operative Geschäftsführung von entscheidender Bedeutung ist.

Welche spezifischen Kennzahlen sollte ich in meinem Landschaftsbauunternehmen verfolgen?

Sie sollten den Arbeitsaufwand für jede Projektphase (z. B. Planung, Erdarbeiten, Bepflanzung), den Materialverbrauch (detailliert nach Art und Objekt), die Einnahmen und Ausgaben pro Projekt sowie die Gesamtrentabilität der Projekte verfolgen. Vergessen Sie nicht die Gemeinkosten und deren Anteil am Gesamtkostenvoranschlag, um unkontrolliertes Wachstum zu vermeiden.

Kann ich mit der Abrechnung beginnen, wenn ich bereits mitten in einem Projekt bin?

Ja, natürlich. Es ist nie zu spät, anzufangen. Sie können ab dem aktuellen Zeitpunkt alle neuen Vorgänge erfassen und dann schrittweise Daten für bereits abgeschlossene Phasen nachtragen. Das Wichtigste ist, die Informationen zu systematisieren, auch wenn es sich um ein unvollständiges Bild vergangener Perioden handelt. Jede, selbst eine teilweise Abrechnung, ist besser als gar keine.

Wie oft sollten die Daten des Management-Controllings analysiert werden?

Ich empfehle, die Daten mindestens wöchentlich, bei großen Projekten sogar täglich, zu analysieren. Dies ermöglicht es, Abweichungen vom Plan schnell zu erkennen, Maßnahmen zu korrigieren und rechtzeitig Entscheidungen zu treffen. Eine monatliche Analyse ist notwendig, um Bilanz zu ziehen und die strategische Planung für die nächste Periode vorzunehmen.

Was ist der Hauptunterschied zwischen formspace.design und herkömmlichen CRM-Systemen?

formspace.design ist nicht nur ein CRM, sondern ein umfassendes Tool, das von einem Landschaftsbau-Praktiker entwickelt wurde. Es vereint Planungsfunktionen (KI-Konzepte, Zonierung, Objekte) mit einer tiefen Anbindung an das Management-Controlling (Kostenvoranschläge, Materialien, Arbeitsaufwand) direkt in der Planungsphase. Herkömmliche CRM-Systeme konzentrieren sich auf Kunden und Verkäufe, während formspace.design auf das umfassende Projektmanagement von A bis Z, einschließlich der finanziellen Effizienz, ausgerichtet ist.

Kann KI bei der Abrechnung helfen?

KI kann den Abrechnungsprozess erheblich vereinfachen und beschleunigen, indem sie Routineoperationen wie die Kategorisierung von Ausgaben, die Kostenprognose oder die Analyse großer Datenmengen zur Trenderkennung automatisiert. In formspace.design hilft KI bereits bei der Erstellung von Konzepten, was indirekt die Genauigkeit des Kostenvoranschlags beeinflusst, indem sie optimale Lösungen vorschlägt, und in Zukunft werden ihre Möglichkeiten im Controlling erweitert.

Was ist der minimale Satz an Tools für die Abrechnung?

Auf der grundlegendsten Ebene können dies gut strukturierte Tabellenkalkulationen sein. Für eine vollständige Kontrolle und Skalierung empfehle ich jedoch dringend die Verwendung spezialisierter Software wie formspace.design, die die Integration von Planung, Kostenvoranschlägen und tatsächlicher Abrechnung ermöglicht. Dies reduziert die Fehlerwahrscheinlichkeit erheblich und spart Ihnen Zeit und Nerven.

Mein Weg zur Entwicklung von formspace.design ist der Weg von einem Geschäftsführer, der mit Ineffizienz und Routine konfrontiert war, zu einem Entwickler eines Tools, das diese Probleme für andere lösen soll. Ich bin überzeugt, dass eine korrekte Planung und präzise Abrechnung der Schlüssel zu einem erfolgreichen und profitablen Landschaftsbauunternehmen sind. Ich lade Sie ein, formspace.design auszuprobieren und sich selbst davon zu überzeugen.