Drei Systeme, die ich versucht habe, bei «Haus und Garten» zu implementieren – und warum sie sich nicht durchgesetzt haben

In den Jahren meiner Tätigkeit im Landschaftsbau, als ich das Unternehmen «Haus und Garten» leitete, sah ich mich wiederholt mit der dringenden Notwendigkeit der Automatisierung und Buchhaltung konfrontiert. Jede neue Implementierung von Systemen, die unsere Arbeit vereinfachen sollten, führte letztendlich zu Enttäuschung. Der Grund ist einfach: Keine der Lösungen berücksichtigte die einzigartigen Besonderheiten des Landschaftsdesigns und -baus, was die Automatisierungsversuche zu einem endlosen Prozess der Anpassung und Kompromisse machte. Dies war eine der Haupttriebfedern für die Entwicklung von formspace.design – einem Tool, das von Anfang an auf unsere tatsächlichen Bedürfnisse zugeschnitten ist.

Das ewige Problem: Warum „universell“ nicht „passend“ bedeutet

Meine Geschichte mit der Automatisierung begann lange vor «Haus und Garten». Schon in den 90er Jahren, als ich bei «Alkar-Invest» arbeitete, führte ich die Buchhaltung manuell und verstand, dass ohne ein System keine Skalierung möglich war. Damals waren es Notizbücher und grundlegende Tabellen, aber schon damals stellte ich Programmierern Aufgaben für die Managementbuchhaltung. Mit dem Aufkommen von «Haus und Garten» und dem Wachstum des Unternehmens standen wir vor klassischen Problemen: chaotische Projektführung, Informationsverlust, Schwierigkeiten bei der Kostenkalkulation, fehlende einheitliche Kunden- und Pflanzenbasis. Mir war klar, dass wir ohne Automatisierung einfach in der Routine versinken würden. Wir arbeiteten mit Grundstücken von 6 bis 25 Ar, von denen jedes ein einzigartiges Projekt mit eigener Flora, Topographie und technischen Systemen war. Universelle CRMs, die auf den Verkauf von Waren oder Dienstleistungen ausgelegt sind, „sahen“ diese Vielschichtigkeit einfach nicht.

System Nr. 1: Der Versuch, ein universelles CRM/ERP anzupassen

Der erste Schritt war die Implementierung eines der beliebten universellen Systeme – nennen wir es „Klassisches CRM“. Auf den ersten Blick bot es alles, was man brauchte: Kunden-, Aufgaben- und Projektmanagement. Wir investierten viel Zeit und Geld in die Einrichtung. Die Erwartungen waren hoch: Endlich sollte alles transparent sein, Kostenvoranschläge schnell erstellt werden und Manager keine Leads mehr verlieren.

Die Realität kühlte unseren Eifer jedoch schnell ab. Das System war zu schwerfällig und unflexibel. Zum Beispiel war für ein Landschaftsprojekt, bei dem Dutzende von Pflanzenarten mit ihren einzigartigen Eigenschaften (Höhe, Frostbeständigkeit, Bodenanforderungen) sowie Materialien für Wege, Bewässerungssysteme und Beleuchtung berücksichtigt werden müssen, das Standardmodul für Waren und Dienstleistungen äußerst unpraktisch. Jede Position im Kostenvoranschlag erforderte eine detaillierte Beschreibung, was das Ausfüllen zu einem langen und mühsamen Prozess machte. Bestand ein Kostenvoranschlag aus 50-70 Positionen, dauerte die Erstellung 2-3 Tage, und jede Änderung wurde zu einer echten Herausforderung. Darüber hinaus hatten die Mitarbeiter, die an ihre Tabellen und Aufzeichnungen gewöhnt waren, Schwierigkeiten, sich an die neue, ihnen fremde Benutzeroberfläche anzupassen. Die Schulung dauerte Wochen, und der Widerstand gegen Veränderungen war sehr hoch. Letztendlich wurde das System nur zu 30-40 % seines Potenzials genutzt, und ein Teil der Daten wurde weiterhin „auf altmodische Weise“ verwaltet.

System Nr. 2: Eine Branchenlösung – scheinbar genau das Richtige

Enttäuscht von universellen Systemen begann ich, nach spezialisierten Lösungen für die Bau- oder Landschaftsbaubranche zu suchen. Wir fanden mehrere Programme, die sich als „CRM für Bauunternehmen“ positionierten. Dies war ein Schritt in die richtige Richtung, aber wieder mit vielen Einschränkungen. Diese Systeme waren besser geeignet, Bauphasen zu verwalten, Materialien und Arbeitszeiten der Teams zu verfolgen. Die Besonderheiten der Landschaftsgestaltung, bei der nicht nur die Tatsache des Baumpflanzens wichtig ist, sondern auch seine Art, Sorte, Alter, Pflegeanforderungen sowie die ästhetische Komponente des Projekts, blieben jedoch erneut unberücksichtigt.

Zum Beispiel war das Projektmanagementmodul zu linear. Im Landschaftsbau laufen Arbeiten oft parallel, sind abhängig von der Jahreszeit, dem Wetter und der Verfügbarkeit von Pflanzmaterial. Es war notwendig, flexibel zu planen, Termine zu verschieben, Lieferanten zu wechseln, aber das System erlaubte dies nicht. Es fehlte die Möglichkeit zur Projektvisualisierung, zur Verknüpfung von Fotos mit Arbeitsphasen oder zur schnellen Änderung des Zonierungsplans eines Grundstücks. Und für den Kunden ist das „Bild“ oft wichtiger als trockene Zahlen. Wir versuchten, das System „nachzubessern“, beauftragten externe Entwickler für die Anpassung, aber dies führte zu kolossalen Budgets – bis zu mehreren tausend Dollar für eine kleine Funktionalität – und endlosen Korrekturzyklen. Das Ergebnis war nur geringfügig besser als beim ersten System. Die Mitarbeiter beschwerten sich erneut, dass es „einfacher in Excel“ sei.

System Nr. 3: Eigenentwickelte Lösungen und Cloud-Tabellen

Nach zwei erfolglosen Versuchen beschloss ich, einen anderen Weg zu gehen: etwas Eigenes zu schaffen, das so einfach und angepasst wie möglich ist. Wir experimentierten mit Cloud-Tabellen (Google Sheets) und versuchten, unser eigenes Mini-CRM zu erstellen. Das war günstig und relativ flexibel. Ich selbst entwickelte die Tabellenstruktur, Formeln für Berechnungen und versuchte, Daten über Kunden, Projekte, Kostenvoranschläge und Zahlungen zu verknüpfen.

Diese Lösung gab uns eine gewisse Freiheit: Wir konnten Felder schnell ändern und neue Funktionen hinzufügen. Zum Beispiel konnte ich eine einfachste Materialerfassung implementieren, indem ich sie an Kostenvoranschläge band und die Kosten automatisch berechnete. Aber auch hier gab es Fallstricke. Die manuelle Verknüpfung von Daten zwischen Dutzenden von Tabellen führte zu Fehlern, besonders wenn ein Projekt nicht von einer Person, sondern von mehreren Managern betreut wurde. Das Fehlen einer zentralisierten Datenbank, Versionskontrolle, Zugriffsrechte und automatischer Benachrichtigungen machte das System fragil und anfällig. Jeder unvorsichtige Schritt konnte zum Datenverlust oder zur Störung der Berechnungslogik führen. Dies erforderte von mir ständige Kontrolle und Unterstützung, was eine enorme Menge an Zeit in Anspruch nahm, die ich für die Geschäftsentwicklung oder kreative Aufgaben hätte nutzen können. Wie ich versucht habe, einer neuronalen Netzwerkanwendung zu erklären, was eine Nadelholz-Ecke ist, werde ich in einem anderen Artikel erzählen: wie ich einer neuronalen Netzwerkanwendung erkläre, was eine Nadelholz-Ecke im Garten ist.

Wie formspace.design hilft, Fehler der Vergangenheit zu vermeiden

All diese Jahre und all diese Misserfolge führten mich zu einer einzigen Schlussfolgerung: Das Landschaftsbaugeschäft braucht ein Werkzeug, das von Landschaftsarchitekten für Landschaftsarchitekten geschaffen wurde. Genau das wurde die Grundlage für formspace.design. Mir, einem Menschen, der mit 61 Jahren begann, selbstständig mit Hilfe von KI zu programmieren, wurde klar, dass dies der einzige Weg war, das Problem zu lösen.

formspace.design versucht nicht, ein universelles CRM oder ein komplexes ERP zu sein. Es ist ein zielgerichteter Planer, der die Hauptarbeitsphasen eines Landschaftsarchitekten berücksichtigt. Zum Beispiel können Sie mit dem Modul „1.x Plan/Zonen/Objekte“ ein Grundstück einfach zonieren, Objekte platzieren und Pflanzen- und Materialkollektionen verwalten. Dies ermöglicht die schnelle Erstellung detaillierter Pläne, die sich dann leicht in Kostenvoranschläge umwandeln lassen. Und dank des Moduls „2.1 KI-Konzept“ können erste Projektideen generiert werden, was Stunden an Brainstorming spart. Und natürlich ist „3.1 Design nach Foto“ eine Revolution in der Kundenkommunikation, die es ermöglicht, zu zeigen, wie der Garten auf einem realen Foto des Grundstücks aussehen wird und nicht auf einem abstrakten 3D-Modell. Dies sind nicht nur Funktionen, sondern Lösungen für spezifische Probleme, mit denen ich täglich konfrontiert war. Mehr darüber, warum die meisten Landschaftsunternehmen kein vernünftiges CRM haben, können Sie hier lesen: warum die meisten Landschaftsunternehmen kein vernünftiges CRM haben. Mein Weg zur Entwicklung von formspace.design ist nicht der eines professionellen Programmierers, sondern der eines Unternehmers, der die unvollkommenen Tools satt hatte und beschloss, sein eigenes zu entwickeln.

Häufige Fragen

Warum sind universelle CRMs für den Landschaftsbau ungeeignet?

Universelle CRMs sind für ein breites Spektrum von Aufgaben konzipiert und berücksichtigen nicht die Besonderheiten des Landschaftsdesigns. Sie können nicht mit Pflanzensammlungen, komplexer Grundstückszonierung, der Anpassung an Gelände und Boden umgehen und verfügen nicht über Visualisierungswerkzeuge, die für den Kunden von entscheidender Bedeutung sind. Ihre Anpassung erfordert enorme Zeit- und Kosteninvestitionen, wobei die Funktionalität dennoch begrenzt bleibt.

Was waren die größten Schwierigkeiten bei der Einführung neuer Systeme?

Die größten Schwierigkeiten lagen im Widerstand des Teams, der mangelnden Flexibilität der Systeme gegenüber unseren einzigartigen Prozessen und den hohen Kosten der Anpassung. Die Mitarbeiter sahen keinen Wert in komplexen Benutzeroberflächen, die ihre Arbeit nicht vereinfachten, sondern erschwerten, und zogen bewährte, wenn auch ineffektive, Methoden vor. Jedes System erforderte eine Umschulung, was Ressourcen verbrauchte und die Arbeit verlangsamte.

Was unterscheidet formspace.design von den Systemen, die Sie zuvor ausprobiert haben?

formspace.design zeichnet sich dadurch aus, dass es von Anfang an unter Berücksichtigung aller Besonderheiten der Landschaftsbaubranche konzipiert wurde. Es bietet intuitive Module für die Zonierung, die Arbeit mit Objekten und Pflanzen sowie innovative KI-basierte Funktionen für Konzepte und Fotodesign. Es ist kein Versuch, ein universelles Tool anzupassen, sondern die Schaffung einer spezialisierten Lösung, die ich auf der Grundlage meiner eigenen langjährigen Erfahrung entwickelt habe.

Wie überzeugt man ein Team, ein neues System zu nutzen?

Ein Team lässt sich nur überzeugen, wenn das neue System ihre Arbeit tatsächlich vereinfacht und nicht zusätzliche Bürokratie schafft. formspace.design, als ein Tool, das für Landschaftsarchitekten entwickelt wurde, strebt danach, so intuitiv und nützlich wie möglich zu sein. Es ist wichtig, den Mitarbeitern zu zeigen, wie das System ihre Zeit spart, Fehler minimiert und die Kundeninteraktion verbessert, sowie eine qualitativ hochwertige Schulung und Unterstützung in allen Phasen zu gewährleisten.

Welche Fehler habe ich bei der Auswahl von Software gemacht?

Der Hauptfehler war das Streben nach einer „idealen“ Universallösung, die alles konnte. Ich unterschätzte die Einzigartigkeit des Landschaftsbaus und überschätzte die Anpassungsmöglichkeiten fertiger Programme. Ich berücksichtigte auch nicht immer den Faktor des menschlichen Widerstands gegen Veränderungen und verstand nicht vollständig, dass hohe Implementierungs- und Anpassungskosten sich möglicherweise nicht amortisieren, wenn das System für den Endbenutzer nicht bequem ist.

Kann man im Landschaftsdesign komplett auf spezialisierte Software verzichten?

Theoretisch ist das möglich, aber es wäre äußerst ineffizient und birgt das Risiko ständiger Fehler und Gewinnverluste. Ohne spezialisierte Software wie formspace.design würden Sie eine enorme Menge Zeit für routinemäßige Berechnungen, Abstimmungen und Korrekturen aufwenden, was Ihre Produktivität und Wettbewerbsfähigkeit mindern würde. Es ist, als würde man versuchen, ein Haus ohne Baupläne und moderne Werkzeuge zu bauen – möglich, aber sehr schwierig und teuer.

Ein Blick in die Zukunft

Meine Erfahrungen mit der Systemimplementierung bei «Haus und Garten» waren lang und manchmal schmerzhaft, aber genau sie führten mich zu der Erkenntnis, welches Werkzeug der Markt wirklich braucht. formspace.design ist nicht nur ein Programm, es ist der Höhepunkt jahrelanger Erfahrung und des Strebens nach Effizienz. Ich bin überzeugt, dass es ein zuverlässiger Helfer für jeden sein wird, der, wie ich, Landschaftsdesign liebt und seine Arbeit einfacher und angenehmer gestalten möchte. Probieren Sie formspace.design aus und überzeugen Sie sich selbst, wie stark es Ihren Ansatz bei der Grundstücksplanung verändern kann.