Typischer Fehler eines Auftragnehmers: Die tatsächlichen Kosten einer Arbeitsstunde nicht berechnen

Seien Sie gegrüßt! Ich bin Vladimir Vyborny, Gründer von formspace.design. Heute möchte ich über einen der häufigsten und meiner Meinung nach fatalsten Fehler sprechen, den ich selbst zu Beginn meiner Laufbahn gemacht habe und den ich bei vielen Auftragnehmern, insbesondere im Dienstleistungssektor, beobachte: die Unfähigkeit oder der Unwille, die tatsächlichen Kosten einer Arbeitsstunde zu berechnen. Ein scheinbarer Gewinn entpuppt sich oft als Verlust, wenn nicht alle Kosten berücksichtigt werden. Ich werde erzählen, wie ich zu dieser Erkenntnis kam und warum sie so wichtig ist.

Warum die Ignoranz von Kosten zum Scheitern führt?

Als ich in den 2000er Jahren mein Geschäft „Haus und Garten“ gründete, dachte ich, wie viele andere auch, dass es ausreicht, die Gehälter der Mitarbeiter und die Materialkosten zu berechnen und einen kleinen Aufschlag hinzuzufügen. Das war ein typischer Fehler, der dazu führte, dass am Ende des Jahres, trotz einer großen Anzahl von Projekten, der tatsächliche Gewinn deutlich unter den Erwartungen lag oder manchmal sogar ganz ausblieb. Wir arbeiteten viel, verdienten aber wenig, weil wir die „versteckten“ Kosten nicht berücksichtigten. Wenn ich zum Beispiel einem Team 20000 UAH für ein Projekt zahlte und 15000 UAH für Materialien ausgab, dachte ich vielleicht, dass 5000 UAH mein Gewinn waren. Aber wohin verschwanden die Kosten für Benzin, Abschreibung der Ausrüstung, Lagermiete, Steuern, Marketing und meine eigene Zeit?

Ein solcher Ansatz ist ein direkter Weg zum Burnout und zur Geschäftsaufgabe. Ohne das Verständnis der tatsächlichen Stundenkosten können Sie die Rentabilität eines Projekts nicht angemessen bewerten, wettbewerbsfähige, aber dennoch profitable Preise festlegen und, was am wichtigsten ist, erkennen, wo Sie Geld verlieren. Das sind nicht nur Zahlen in einem Bericht; es ist das Fundament Ihrer finanziellen Stabilität und Ihres Wachstums.

Bestandteile der tatsächlichen Stundenkosten: Was muss berücksichtigt werden?

Um die tatsächlichen Stundenkosten zu berechnen, müssen Sie viel mehr einbeziehen als nur die direkten Kosten. Hier ist, was ich aus 25 Jahren Erfahrung gelernt habe:

1. Direkte Kosten:

   • Mitarbeitergehälter: Nicht nur das Grundgehalt, sondern auch alle Prämien, Boni und Urlaubsgelder. Wenn Ihr Mitarbeiter 160 Stunden im Monat arbeitet und 30000 UAH erhält, betragen seine direkten Stundenkosten bereits 187,5 UAH.
   • Lohnsteuern: Dies sind obligatorische Abzüge, die die tatsächlichen Kosten eines Mitarbeiters erhöhen.
   • Materialien und Verbrauchsmaterialien: Diejenigen, die direkt in das Projekt einfließen und nicht separat in der Schätzung aufgeführt sind (z. B. kleine Befestigungselemente, Handschuhe, Trennscheiben für den Winkelschleifer).

2. Indirekte (Gemein-)Kosten: Dies sind die Ausgaben, ohne die ein Unternehmen nicht funktionieren kann, die aber nicht direkt an ein bestimmtes Projekt gebunden sind.

   • Büro-/Lagerraummiete: Auch wenn es Ihre eigene Garage ist, müssen Sie deren Abschreibung oder die alternativen Mietkosten berücksichtigen.
   • Nebenkosten: Strom, Wasser, Heizung.
   • Abschreibung von Ausrüstung und Fahrzeugen: Meine Autos, Rasenmäher, Werkzeuge – all das verschleißt. Ich habe immer Mittel für deren Reparatur und Ersatz eingeplant. Dies ist wohl einer der am meisten unterschätzten Posten. Stellen Sie sich vor, eine Kettensäge für 20000 UAH hält bei intensivem Gebrauch 2 Jahre. Das bedeutet, dass jeden Monat 833 UAH (20000/24) in den Stundenkosten berücksichtigt werden müssen.
   • Buchhaltung und Rechtsdienstleistungen: Dienstleistungen externer Spezialisten oder das Gehalt eines fest angestellten Buchhalters/Juristen.
   • Marketing und Vertrieb: Werbung, Website-Promotion, Social-Media-Management, sogar die Zeit, die für Kundenverhandlungen aufgewendet wird. Dies sind die Ausgaben, die neue Aufträge anziehen. Mehr darüber, wie das Fehlen eines systematischen Ansatzes mich Kunden bei „Haus und Garten“ gekostet hat, habe ich im Artikel Wie das Fehlen eines CRM mich Kunden bei "Haus und Garten" kostete erzählt.
   • Verwaltungskosten: Telefon, Internet, Büromaterial, Bankgebühren.
   • Unvorhergesehene Ausgaben: Ich kalkuliere immer 10-15% für Unvorhergesehenes ein: ein Werkzeug ist kaputt, eine Lieferung verzögert sich, ein Teil der Arbeit musste neu gemacht werden. Es ist besser, einen Puffer zu haben, als später mit Verlust zu arbeiten.

3. Ihr Gehalt als Eigentümer/Manager: Sie sollten nicht umsonst arbeiten. Ihre Zeit hat einen Wert und sollte bezahlt werden, genau wie die Zeit jedes anderen Mitarbeiters.

Berechnungsmethode: Schritt-für-Schritt-Anleitung

Lassen Sie uns anhand des Beispiels eines kleinen Landschaftsbauunternehmens mit einem Eigentümer und zwei Mitarbeitern aufschlüsseln, wie dies berechnet werden kann:

1. Ermitteln Sie alle monatlichen Fix- und variablen Kosten.

   • Mitarbeitergehälter (2 Personen à 30000 UAH + Steuern ≈ 70000 UAH)
   • Ihr Gehalt (z. B. 40000 UAH)
   • Lager-/Büromiete (10000 UAH)
   • Abschreibung von Fahrzeugen und Ausrüstung (15000 UAH)
   • Kraftstoff (10000 UAH)
   • Marketing (5000 UAH)
   • Buchhaltung (3000 UAH)
   • Sonstige Verwaltungskosten (2000 UAH)
   • Gesamte monatliche Ausgaben: 70000 + 40000 + 10000 + 15000 + 10000 + 5000 + 3000 + 2000 = 155000 UAH.

2. Berechnen Sie die Gesamtzahl der produktiven Arbeitsstunden pro Monat.

   • Nehmen wir an, jede der 3 Personen arbeitet 176 Stunden pro Monat. Die Gesamtzahl der Stunden = 3 * 176 = 528 Stunden.
   • Aber nicht alle Stunden sind produktiv. Ein Teil geht für indirekte Aufgaben, Leerlaufzeiten und Schulungen verloren. Die tatsächlich produktiven Stunden, die verkauft werden können, seien 450.

3. Teilen Sie die Gesamtausgaben durch die Anzahl der Stunden, um die Basiskosten pro Stunde zu erhalten.

   • 155000 UAH / 450 Stunden ≈ 344 UAH/Stunde. Dies sind Ihre Selbstkosten pro Stunde.

4. Fügen Sie den gewünschten Gewinn hinzu.

   • Wenn Sie 25% Gewinn erzielen möchten, dann 344 UAH * 1.25 = 430 UAH/Stunde. Dies ist Ihr minimaler Verkaufspreis pro Arbeitsstunde.

Wenn Sie feststellen, dass der Marktpreis für ähnliche Arbeiten 350-400 UAH/Stunde beträgt, Ihre berechneten Kosten jedoch 430 UAH/Stunde, ist dies ein Grund zum Nachdenken. Entweder bieten Sie einen einzigartigen Wert, oder Ihre Kosten sind zu hoch, oder der Markt arbeitet einfach mit Verlust, ohne es zu merken. Solche Berechnungen habe ich bereits in den 90er Jahren gelernt, als ich bei „Alkar-Invest“ für die Geschäftsplanung zuständig war, und diese Erfahrung ist von unschätzbarem Wert.

Häufige Fehler bei der Berechnung und wie man sie vermeidet

Bei den Berechnungen werden oft typische Fehler gemacht, die das reale Bild verzerren:

• Ausfallzeiten von Geräten/Mitarbeitern nicht berücksichtigen: Dies ist besonders relevant im Landschaftsbau, wo es Saisonalität und Wetterabhängigkeit gibt. In den Wintermonaten sinkt das Arbeitsvolumen, aber die Fixkosten (Miete, ein Teil der Gehälter) bleiben bestehen. Diese müssen über das ganze Jahr oder auf die aktiven Monate verteilt werden.
• Inflation und steigende Lieferantenpreise vergessen: Die Preise bleiben nicht konstant. Berechnungen, die vor einem Jahr gemacht wurden, können heute irrelevant sein. Ich empfehle, alle Berechnungen mindestens einmal im Jahr oder bei wesentlichen Marktänderungen zu überprüfen.
• Kleine, aber konstante Ausgaben ignorieren: Eine Packung Papier, eine Druckerpatrone, Tee/Kaffee für Kunden – all das scheint unwichtig, kann aber im Laufe eines Jahres eine beträchtliche Summe ergeben. Selbst 1000-2000 UAH pro Monat sollten nicht vernachlässigt werden.
• Persönliche Finanzen und Unternehmensfinanzen nicht trennen: Dies ist wohl der häufigste Fehler unter Kleinunternehmern. Geld, das Sie für persönliche Zwecke aus der Kasse nehmen, sollte als Ihr Gehalt oder Ihre Dividenden verbucht werden und nicht einfach als „genommen“. Andernfalls sehen Sie kein realistisches Bild des Unternehmensgewinns.
• Sich nur an den Preisen der Konkurrenz orientieren: Ihre Konkurrenten könnten dieselben Berechnungsfehler gemacht haben oder unter anderen Bedingungen arbeiten. Verlassen Sie sich immer auf Ihre eigenen Zahlen, und nutzen Sie die Preise der Konkurrenz als Orientierung für die Positionierung, aber nicht als Grundlage für die Preisgestaltung.

Wie man mit formspace.design plant

Meine Geschäftserfahrung, bei der ich selbst mit dem Problem der Buchhaltung und Automatisierung konfrontiert war, führte mich zur Gründung von formspace.design. Obwohl formspace.design kein vollwertiges CRM oder klassisches Management-Accounting-System ist, legt es eine wichtige Grundlage für eine präzise Planung, indem es ermöglicht, ein Projekt zu strukturieren und seine Komplexität bereits vor Beginn detaillierter Stundenkostenberechnungen zu bewerten.

Im Modul 1.x (Planung/Zonen/Objekte) können Sie ein Grundstück detailliert in Elemente unterteilen: Zonen (z. B. 100 m² Rasen, 50 m² Pflasterung, 20 m² Blumenbeet) und Objekte (Pavillon, Bank, Brunnen). Für jedes dieser Elemente kann der Arbeits- und Materialaufwand bestimmt werden, was die Grundlage für die weitere Berechnung des Arbeitsaufwands und der Kosten bildet. Zum Beispiel erfordert 1 m² Pflasterung X Arbeitsstunden und Y kg Fliesen. Dies ist keine endgültige Berechnung, aber es ist ein strukturierter Ansatz zur Datenerfassung, den ich in meiner Praxis angewendet habe. Die Module 2.1 AI-Konzept und 3.1 Design nach Foto ermöglichen es, verschiedene Landschaftsoptionen schnell zu generieren und zu visualisieren, was in frühen Phasen hilft, deren Komplexität und potenziellen Arbeitsaufwand zu bewerten. Dies ermöglicht es, zu teure oder ressourcenintensive Ideen auszusortieren, Zeit bei detaillierten Berechnungen zu sparen und eine Vorstellung von zukünftigen Kosten zu entwickeln. Mein Ziel bei der Entwicklung von formspace.design war es, ein Werkzeug bereitzustellen, das hilft, „hinter die Kulissen“ schöner Bilder zu blicken und die tatsächlichen Kosten zu verstehen, die dahinterstecken. Meine Philosophie zur Entwicklung von Buchhaltungssystemen, die auf 25 Jahren eigener Zahlen basiert, ist im Artikel Wie ich ein Buchhaltungsmodul basierend auf 25 Jahren eigener Zahlen entwerfe beschrieben.

Häufige Fragen

Wie oft sollten die Stundenkosten neu berechnet werden?

Ich empfehle, Ihre Berechnungen mindestens einmal im Jahr zu überprüfen, um Inflation, Änderungen der Material- und Dienstleistungspreise sowie Änderungen in Ihrer Kostenstruktur zu berücksichtigen. Bei wesentlichen Änderungen, wie dem Kauf neuer teurer Ausrüstung, einer Änderung des Personalbestands oder einem starken Anstieg der Kraftstoffpreise, sollte die Neuberechnung unverzüglich erfolgen. Flexibilität in dieser Frage ist der Schlüssel zur Stabilität.

Was tun, wenn meine berechneten Stundenkosten über dem Marktpreis liegen?

Keine Panik. Möglicherweise bieten Sie eine höhere Servicequalität, verwenden teurere, aber zuverlässige Materialien, oder Sie verfügen über eine einzigartige Expertise, die einen höheren Preis rechtfertigt. Überprüfen Sie zunächst Ihre Kosten – vielleicht gibt es etwas, das ohne Qualitätsverlust optimiert werden kann. Wenn nicht, sollten Sie sich möglicherweise darauf konzentrieren, Ihr Angebot als Premium- oder qualitativ hochwertiger zu positionieren, um den höheren Preis zu rechtfertigen. Manchmal unterschätzt der Markt einfach den tatsächlichen Wert der Arbeit.

Können für einige Kosten Durchschnittswerte verwendet werden?

Ja, für einige sekundäre Kosten, wie Büromaterial, kleine Bürounterhaltsarbeiten oder Tee/Kaffee für Kunden, können Durchschnittswerte verwendet werden, die auf Daten aus früheren Perioden basieren. Für Schlüsselpositionen wie Gehälter, Abschreibung teurer Ausrüstung, Kraftstoff und Hauptmaterialien sollten Sie jedoch immer die genauesten und aktuellsten Daten verwenden. Andernfalls kann die Gesamtfehlerquote zu groß sein und das reale Bild verzerren.

Wie berücksichtigt man die Saisonalität im Landschaftsbau?

Die Berücksichtigung der Saisonalität ist entscheidend. Ich empfehle, die Fixkosten (Miete, ein Teil der Verwaltungsgehälter) gleichmäßig auf 12 Monate zu verteilen. Variable Kosten und den Großteil der projektbezogenen Gehälter sollten auf die Monate der aktiven Arbeit verteilt werden. In der Nebensaison kann man sich mit Wartung, Schulung, Planung und Kundenakquise beschäftigen, aber auch diese Aktivitäten müssen in der gesamten Kostenstruktur berücksichtigt werden, um nicht in die roten Zahlen zu geraten.

Soll ich mein Gehalt in die Stundenkosten einbeziehen?

Absolut, das sollten Sie. Sie sind ein wichtiger Mitarbeiter und Manager Ihres Unternehmens. Ihr Gehalt, wie das jedes anderen Spezialisten, sollte entweder in die direkten Kosten (wenn Sie direkt an Projekten arbeiten) oder in die Verwaltungskosten (wenn Ihre Hauptrolle die Verwaltung ist) einbezogen werden. Wenn Sie Ihr Gehalt nicht einbeziehen, arbeiten Sie praktisch umsonst, und das führt zu Burnout und Motivationsverlust.

Wie verhält es sich mit Steuern?

Steuern sind ein integraler Bestandteil der Geschäftstätigkeit und müssen berücksichtigt werden. Lohnsteuern für Mitarbeiter, Unternehmensgewinnsteuern sowie die Mehrwertsteuer (falls Ihr Unternehmen umsatzsteuerpflichtig ist) – all diese obligatorischen Zahlungen müssen in die Stundenkosten oder in die Gesamtkalkulation des Projekts einbezogen werden. Dies sind keine „zusätzlichen“ Ausgaben, sondern ein obligatorischer Bestandteil Ihres Finanzmodells, den der Staat von Ihnen verlangt. Sie nicht zu berücksichtigen bedeutet, mit Verlust zu arbeiten.

Was sind "versteckte" Kosten?

„Versteckte“ Kosten sind Ausgaben, die nicht immer offensichtlich sind, aber ständig während der Arbeit anfallen. Dies kann die Zeit sein, die für die Suche und Verhandlung mit neuen Lieferanten aufgewendet wird, die Lösung unvorhergesehener Kundenprobleme, kleine Nacharbeiten, die Schulung von Mitarbeitern in neuen Technologien sowie der Verschleiß kleiner Werkzeuge und Geräte, die nicht separat abgeschrieben werden. Ich kalkuliere immer 10-15% für unvorhergesehene Ausgaben in jedem Projekt ein, um solche „versteckten“ Punkte abzudecken und Überraschungen zu vermeiden, die den gesamten Gewinn auffressen könnten.

Hören Sie auf, mit Verlust zu arbeiten, basierend auf unvollständigen Daten. Das Verständnis der tatsächlichen Kosten Ihrer Arbeitsstunde ist nicht nur Bürokratie, sondern ein fundamentales Element eines nachhaltigen und profitablen Geschäfts. Beginnen Sie zu rechnen, und Sie werden sehen, wie sich Ihre finanzielle Situation und Ihr Vertrauen in jedes neue Projekt verändern.