Die 90er Jahre: Wie ich die Buchhaltung bei "Alkar-Invest" manuell und ohne eine einzige Software führte

In den 90er Jahren, als ich das Unternehmen „Alkar-Invest“ leitete, konnte man von modernen CRM-Systemen und automatisierter Managementbuchhaltung nur träumen. Alle Aktivitäten – von Investitionsprogrammen und Businessplänen bis hin zur Herstellung von Betonprodukten und der Herausgabe einer Zeitung – erforderten eine akribische, aber absolut manuelle Geschäftsführung. Diese Zeit wurde für mich zu einer Lebens- und Geschäftsschule, die mich Struktur und Ordnung unter Bedingungen des völligen Chaos lehrte.

Der Beginn und die Vielseitigkeit von „Alkar-Invest“

Meine Arbeit bei „Alkar-Invest“ begann 1995 nach meiner Erfahrung bei NPF „Alkar“, wo ich bereits Programmierern Aufgaben für die Managementbuchhaltung für Trainingssoftware gestellt hatte. Bei „Alkar-Invest“ war die Situation jedoch anders. Wir waren in einem breiten Spektrum von Aktivitäten tätig: von Investitionsprogrammen bis hin zu einer Werbeagentur, dem Studio AlkarVideo, der Herausgabe der Zeitung „AlkarBusiness“, Telekommunikation („Alkar-Teleport“) und sogar der Herstellung von Betonprodukten aus „Kunstgranit“ für die Landschaftsgestaltung. Jeder dieser Bereiche erforderte einen eigenen Ansatz für die Buchhaltung, aber eines hatten sie gemeinsam: das Fehlen von Computerisierung. Das war eine echte Herausforderung, da man Dutzende verschiedener Projekte gleichzeitig verfolgen musste, ohne eine einzige Software zur Hand zu haben.

Meine Buchhaltungsinstrumente: Notizbücher, Ordner und Gedächtnis

Die wichtigsten Werkzeuge waren gewöhnliche Notizbücher, Geschäftsbücher, Ringordner und natürlich mein Gedächtnis. Für jedes Projekt oder jeden Bereich wurde ein separates Notizbuch oder ein Ordner angelegt. Darin hielt ich alles fest: Kundenkontakte, Besprechungstermine, Vereinbarungen, Zahlungen, Ausgaben, Fristen für die Erledigung von Arbeiten. Zum Beispiel notierte ich für die Herstellung von Betonprodukten manuell die Mengen der Rohstoffe, die Anzahl der produzierten Güter, Lieferungen und Lagerbestände. Es war eine Art „Papier-Excel“, bei dem jede Zeile und Spalte mit Tinte ausgefüllt wurde. Es war wichtig, die Daten nicht nur aufzuschreiben, sondern auch regelmäßig zu überprüfen und zwischen verschiedenen Notizbüchern abzugleichen, um kritische Fehler zu vermeiden. Ich erinnere mich, wie ich einmal beim Zählen der Rohstoffbestände für die Fliesenproduktion eine Abweichung von 5 Zementsäcken feststellte, was, umgerechnet in fertige Produkte, zu erheblichen Verlusten hätte führen können. Solche Momente zwangen mich zu maximaler Aufmerksamkeit.

Die größten Herausforderungen der manuellen Verwaltung

Die manuelle Buchhaltung schuf viele Probleme. Erstens: Zeit. Ein Großteil des Arbeitstages ging für Notizen, Abgleiche und die Suche nach den benötigten Informationen verloren. Zweitens: Fehlerrisiko. Der menschliche Faktor spielte immer eine Rolle: Eine fehlende Notiz, eine falsch übertragene Zahl konnte zu ernsthaften finanziellen Diskrepanzen oder Terminüberschreitungen führen. Drittens: Fehlende operative Analyse. Um ein Gesamtbild aller Projekte zu erhalten, musste man stundenlang über Notizbüchern sitzen, Daten summieren und versuchen, Trends zu erkennen. Zum Beispiel war die Analyse der Rentabilität einer Werbeagentur für ein Quartal keine Aufgabe für einen Tag. Oft kam es vor, dass Informationen über aktuelle Zahlungen verspätet eintrafen, was die Planung der Geldflüsse erschwerte und zu Liquiditätsengpässen führen konnte.

Warum es keine Software gab und wie wir damit umgingen

In den 90er Jahren war Geschäftssoftware selten, teuer und erforderte spezifisches Wissen. Auch die Infrastruktur ließ zu wünschen übrig. Das Internet steckte in den Kinderschuhen, und Computer waren kein allgegenwärtiges Werkzeug. Deshalb kamen wir mit dem aus, was wir hatten: strenger Disziplin, klarer Aufgabenverteilung (auch wenn diese Aufgaben auf das manuelle Ausfüllen von Formularen hinausliefen) und ständiger Kontrolle. Ich hatte immer das Gesamtbild im Kopf und versuchte, so schnell wie möglich auf Änderungen zu reagieren. Meine Erfahrung bei der Aufgabenstellung für Programmierer bei NPF „Alkar“ half mir, diese Prozesse zu strukturieren, auch wenn die Ausführung vollständig manuell erfolgte. Es war eine Zeit, in der jeder Manager gleichzeitig Buchhalter, Manager und Analyst war.

Lehren aus der Vergangenheit für die Zukunft

Diese Erfahrung lehrte mich, Struktur, Ordnung und vor allem die Bedeutung der Automatisierung zu schätzen. Ich sah, wie viel Zeit und Ressourcen aufgrund des Fehlens eines systematischen Ansatzes verschwendet wurden. Der ständige Bedarf an aktuellen Daten, die Notwendigkeit, schnell Entscheidungen auf der Grundlage präziser Informationen zu treffen – all das bildete die Grundlage meines Verständnisses für das ideale Werkzeug zur Projektverwaltung. Genau diese Lektionen, die ich bei „Alkar-Invest“ zwischen 1995 und 2000 gelernt habe, führten mich später zu der Idee, ein eigenes Produkt zu entwickeln, das ähnliche Aufgaben im Bereich der Landschaftsgestaltung lösen sollte, jedoch auf einem völlig neuen technologischen Niveau. Das klare Verständnis der Geschäftsprozesse, das ich aus dieser Zeit mitgenommen habe, wurde zum Fundament für meine zukünftigen Projekte, einschließlich FormSpace.

Wie man mit FormSpace plant und Fehler der Vergangenheit vermeidet

Stellen Sie sich vor, ich starte heute ein großes Landschaftsprojekt, das in seiner Komplexität denen ähnelt, die wir bei „Alkar-Invest“ durchgeführt haben. Müsste ich dies manuell tun, wie in den 90ern, wäre es ein Albtraum. Aber mit FormSpace kann ich all diese Probleme vermeiden. Das Modul 1.x Zonen- und Objektplanung ermöglicht es mir, das Grundstück klar zu zonieren, funktionale Bereiche zu definieren und wichtige Landschaftselemente zu platzieren, zum Beispiel 600 m² für Rasen oder 40 m² für eine Terrasse, noch bevor die Arbeiten beginnen. Ich kann alle Projektdetails, einschließlich Größen, Materialien und Standorte, festhalten, was mit Notizbüchern nicht so anschaulich und systematisch möglich wäre.

Weiterhin kann ich mithilfe von 2.1 KI-Konzept schnell verschiedene Designideen und -konzepte generieren, was früher Stunden des Skizzierens und der Referenzsuche erfordert hätte. Dies spart nicht nur Zeit, sondern ermöglicht es auch, dem Kunden mehrere Optionen anzubieten, ohne wochenlang jede manuell ausarbeiten zu müssen. Und natürlich bietet 3.1 Design nach Foto die Möglichkeit, diese Konzepte auf realen Fotos des Grundstücks zu visualisieren, sodass ich und der Kunde das zukünftige Ergebnis sehen können, bevor jegliche Erdarbeiten oder Pflanzungen beginnen. Dieser Ansatz eliminiert Fehler, die durch Missverständnisse oder Fehlkalkulationen entstehen, die bei der manuellen Projektführung in der Vergangenheit unvermeidlich waren. Dies ermöglicht ein Arbeiten mit hoher Präzision, zum Beispiel bei der Festlegung der Breite von Wegen auf 1,2 Meter oder der Höhe von Stützmauern auf 0,8 Meter, was für die erfolgreiche Umsetzung des Projekts entscheidend ist.

Häufig gestellte Fragen

Gab es in den 90er Jahren Versuche, die Buchhaltung zu automatisieren?

In meiner Zeit als Direktor von „Alkar-Invest“ (1995-2000) gab es keine Versuche einer vollständigen Automatisierung der Managementbuchhaltung. Der Hauptgrund war das Fehlen zugänglicher und verständlicher Software sowie die hohen Kosten für Computer und die geringe Verbreitung von Technologien in kleinen und mittleren Unternehmen. Wir verließen uns ausschließlich auf manuelle Methoden und eine strenge Organisation der Prozesse.

Was waren die größten Risiken bei der manuellen Buchhaltung?

Die größten Risiken bestanden im Datenverlust, Fehlern beim Abschreiben oder Rechnen sowie in der Unmöglichkeit, schnell eine zusammenfassende Analyse aller Projekte zu erhalten. Zum Beispiel konnte das Übersehen einer Zahlungseintragung zu einem falschen Verständnis der finanziellen Lage führen, und eine Ungenauigkeit bei der Bestandszählung – zu Produktionsverzögerungen oder übermäßigen Einkäufen. Dies erforderte ständige Anspannung und Überprüfungen.

Wie hat mir diese Erfahrung in meiner weiteren Karriere geholfen?

Diese Erfahrung war eine unschätzbare Lektion im Verständnis der Bedeutung der Strukturierung von Informationen und Prozessen. Sie lehrte mich, „Engpässe“ im Management zu erkennen und jedes Werkzeug zu schätzen, das hilft, Routine zu automatisieren. Genau dieses Verständnis der Geschäftsbedürfnisse nach einer klaren Buchhaltung und Planung bildete die Grundlage für meine nachfolgenden Projekte, einschließlich der Gründung von FormSpace, wo ich ähnliche Probleme bereits für die Landschaftsgestaltung lösen wollte.

Was würde ich heute anders machen, wenn ich die heutigen Technologien hätte?

Mit den heutigen Technologien würde ich vom ersten Tag an ein umfassendes Projektmanagement- und CRM-System einführen, um die Kunden-, Finanz- und Aufgabenverwaltung zu automatisieren. Dies würde eine enorme Zeitersparnis, eine Reduzierung des Fehlerrisikos und eine erhebliche Steigerung der Entscheidungsgeschwindigkeit ermöglichen. Die Möglichkeit eines schnellen Zugriffs auf Analysen und Datenvisualisierungen würde die gesamte Arbeitsdynamik von „Alkar-Invest“ verändern.

Welche typischen Fehler wurden bei der manuellen Projektbuchhaltung gemacht?

Typische Fehler waren das nicht rechtzeitige Eintragen von Daten, was zu veralteten Informationen führte; Ungenauigkeiten beim Summieren von Zahlen aus verschiedenen Quellen; und die Schwierigkeit, die Zusammenhänge zwischen verschiedenen Projekten zu verfolgen. Wenn ich zum Beispiel nicht alle Details eines Kundenanrufs festhielt, konnte ich später wichtige Nuancen der Vereinbarung vergessen, was wiederholte Klärungen erforderte und den Prozess verzögerte. Oft mussten Berechnungen neu durchgeführt werden, wenn ein Fehler in einem späteren Stadium entdeckt wurde.

Wie hat die Erfahrung mit der manuellen Buchhaltung die Entwicklung von FormSpace beeinflusst?

Die Erfahrung mit der manuellen Buchhaltung in den 90er Jahren hat meine tiefe Überzeugung von der Notwendigkeit effektiver Werkzeuge für Planung und Management geprägt. Ich habe selbst den Schmerz des Fehlens von Automatisierung durchgemacht und weiß, wie wertvoll es ist, klare, visuelle und leicht zugängliche Projektinformationen zu haben. FormSpace ist meine Antwort auf diese alten Probleme, umgesetzt in einem modernen Werkzeug, das hilft, das Chaos und die Fehler zu vermeiden, die für die manuelle Geschäftsführung typisch waren, jetzt im Bereich der Landschaftsgestaltung. Mehr darüber, wie wir an der Projektstruktur arbeiten, habe ich im Artikel „Wie FormSpace hilft, Chaos in Landschaftsprojekten zu vermeiden“ beschrieben.

Welche Werkzeuge waren die wichtigsten für das Projektmanagement?

Die wichtigsten Werkzeuge waren gewöhnliche Büroartikel: Stifte, Bleistifte, Notizbücher, Blöcke, Aktenordner und natürlich das Telefon für die Kommunikation mit Partnern und Kunden. Jedes Dokument, sei es ein Vertrag oder eine Rechnung, erforderte eine physische Aufbewahrung und Registrierung in entsprechenden Registern. Es war eine Welt ohne Tabellenkalkulationen, in der jede Berechnung mit einem Taschenrechner und jede Analyse auf Papier durchgeführt wurde. Es war eine Zeit, in der persönliche Treffen und handschriftliche Notizen die Grundlage für alles waren, zum Beispiel für die Erstellung eines „Einzigartiges Gartendesign: Vom Konzept zur Umsetzung“.

Von Notizbüchern zur digitalen Planung

Meine Erfahrung bei „Alkar-Invest“ in den 90er Jahren war nicht einfach, aber unglaublich wertvoll. Sie zeigte mir, wie wichtig es ist, eine klare Struktur und effektive Werkzeuge für die Führung jedes Unternehmens zu haben. Dieser Weg von handschriftlichen Notizen zur Gründung von FormSpace ist eine Geschichte darüber, wie der Schmerz der Vergangenheit ein Ansporn für Innovationen sein kann. Heute bin ich froh, ein Werkzeug anbieten zu können, das anderen hilft, die Schwierigkeiten zu vermeiden, mit denen ich vor Jahrzehnten konfrontiert war, und sich auf Kreativität und Entwicklung statt auf die Routine der Buchhaltung zu konzentrieren.