Saisonalität im Landschaftsbau: Wie fertige CRMs sie ignorieren

Saisonalität ist nicht nur eine Nachfrageschwankung, sondern ein grundlegendes Merkmal des Landschaftsbaus, das alles bestimmt: von der Personalbeschaffung und Materialbeschaffung bis hin zu Marketingbudgets und Projektplanung. Leider berücksichtigen die meisten fertigen CRM-Systeme, die für universelle Verkäufe oder Dienstleistungen entwickelt wurden, diese Besonderheiten überhaupt nicht, was zu ernsthaften Managementproblemen und finanziellen Verlusten führt. Ich habe aus eigener Erfahrung gelernt, dass es ohne ein tiefes Verständnis der saisonalen Zyklen unmöglich ist, ein Unternehmen in diesem Bereich effektiv zu führen.

Die Besonderheiten des Landschaftsbaus: Warum wir anders sind

Landschaftsgestaltung und -bau sind kein Geschäft, in dem die Verkäufe das ganze Jahr über mehr oder weniger gleichmäßig verlaufen, oder ein IT-Unternehmen mit einem konstanten Aufgabenfluss. Wir arbeiten mit lebenden Pflanzen, Erde, Wasser und vor allem mit dem Wetter. Der Großteil der Arbeiten, insbesondere solche, die mit Pflanzungen, Begrünung und Rasenverlegung verbunden sind, fällt in die warme Jahreszeit – von Frühling bis Herbst. In der Ukraine und ähnlichen Klimazonen ist dies etwa von Ende April bis Oktober. Im Winter nimmt die Aktivität stark ab, es bleiben nur Planungsarbeiten, Beratungen sowie unterstützende Arbeiten, die kein aktives Pflanzenwachstum erfordern. Dieser Zyklus ändert sich über Jahre nicht, und ihn zu ignorieren bedeutet, ein Geschäft auf Sand zu bauen.

Hoch- und Nebensaison: Wie es in der Praxis aussieht

Ich erinnere mich, wie wir bei „Dom i Sad“ jedes Jahr mit denselben Herausforderungen konfrontiert waren. Von Mai bis September herrschte bei uns Hochbetrieb: Dutzende Projekte gleichzeitig, Personalmangel, Überstunden, logistische Schwierigkeiten. In diesen 5-6 Monaten erwirtschafteten wir bis zu 70-80 % des Jahresumsatzes. Von November bis Februar kehrte jedoch Ruhe ein. Im Winter beschäftigten wir uns hauptsächlich mit der Planung, der Erstellung von Angeboten und der Schulung des Personals. Aktive Arbeiten auf dem Gelände hörten praktisch auf, mit Ausnahme einiger vorbereitender Arbeiten oder der Installation von Beleuchtung. Dieser Aktivitätsunterschied erfordert einen völlig anderen Ansatz bei der Ressourcenplanung, dem Finanzmanagement und dem Marketing. In der Hochsaison muss man beispielsweise damit rechnen, dass die Realisierungszeit eines komplexen Projekts auf 15-20 Ar 2-3 Monate dauern kann und die Planung 2 bis 4 Wochen in Anspruch nimmt, und all diese Prozesse müssen steuerbar sein.

Probleme mit Standard-CRMs: Was mit universellen Lösungen nicht stimmt

Standard-CRM-Systeme, seien es beliebte Cloud-Lösungen oder lokale Installationen, sind ursprünglich für Unternehmen mit einer gleichmäßigeren Auslastung konzipiert. Sie verfolgen Leads, Deal-Status, Anrufe und E-Mails hervorragend, aber:

1. Sie sehen keine saisonalen Fenster: Sie können nicht automatisch die optimale Zeit für den Beginn der Arbeiten vorschlagen, basierend auf Wetterbedingungen oder dem Lebenszyklus der Pflanzen. Für sie ist ein „Deal“ einfach ein Deal, und nicht „Begrünung im Mai“ oder „Rasenverlegung im August“.
2. Sie berücksichtigen die Auslastung der Spezialisten nicht: Ein gewöhnliches CRM versteht nicht, dass ein Landschaftsarchitekt im Juli zu 200 % ausgelastet sein kann und im Januar zu 50 %. Es hilft nicht, Aufgaben unter Berücksichtigung von Spitzenzeiten effektiv zu verteilen.
3. Sie sind nicht an die Projektspezifika angepasst: Ein Landschaftsprojekt ist kein Produktverkauf, sondern ein komplexer Arbeitskomplex mit vielen Phasen, die voneinander und von externen Faktoren abhängen. CRMs können diese Phasen oft nicht flexibel anpassen, insbesondere unter Berücksichtigung ihrer saisonalen Bindung. Zum Beispiel kann man die Pflanzung von Großbäumen nicht einfach vom Frühjahr auf Mitte des Sommers verschieben, ohne Risiken für die Pflanzen einzugehen.

Ressourcen- und Finanzmanagement: Die Herausforderungen der Saisonalität

Die Saisonalität beeinflusst direkt unsere Fähigkeit, Ressourcen zu verwalten. In der Hochsaison herrscht ein akuter Mangel an qualifizierten Arbeitskräften und Spezialgeräten. Es müssen Zeitarbeitskräfte eingestellt werden, was immer Risiken hinsichtlich Qualität und Schulung birgt. In der Nebensaison stellt sich umgekehrt die Frage, wie man die Belegschaft beschäftigt, um das Team zu erhalten.

Aus finanzieller Sicht ist die Saisonalität eine Achterbahnfahrt. Hohe Einnahmen in der warmen Periode werden von niedrigen in der kalten abgelöst. Dies erfordert eine sehr sorgfältige Finanzplanung, die Schaffung eines „finanziellen Polsters“ für den Winter sowie die Überlegung, wie in der Nebensaison Einnahmen generiert werden können (z. B. Gartenpflege, Verkauf von Begleitprodukten, Planung für das nächste Jahr). Fehler hierbei können zu Liquiditätsengpässen und Problemen bei der Gehaltszahlung führen. Ich musste die Projektmargen selbst berechnen, und es gab dabei reichlich Fehler, da es ohne ein spezialisiertes Tool fast unmöglich ist, alle Nuancen zu berücksichtigen. Darüber habe ich bereits im Artikel Wie ich die Projektmargen manuell berechnet habe und wie viele Fehler dabei gemacht wurden berichtet.

Meine Erfahrung bei „Dom i Sad“: Lehren aus der Vergangenheit

Als Direktor von „Dom i Sad“ von 2000 bis 2022 suchte ich ständig nach Wegen, diese saisonalen Schwankungen auszugleichen. Wir versuchten, verschiedene Systeme anzupassen, führten Aufzeichnungen in Excel, stießen aber jedes Mal auf dasselbe Problem: das Fehlen von Tools, die verstehen würden, dass es in der Landschaft „Fenster“ für bestimmte Arbeiten gibt, dass es eine Abhängigkeit von Temperatur und Niederschlag gibt. Meine Erfahrung in der Geschäftsplanung, die ich bereits in den 90er Jahren gesammelt hatte, lehrte mich Flexibilität, aber selbst das konnte das Fehlen einer geeigneten Software nicht kompensieren. Mehr dazu können Sie in Meine Erfahrung in der Geschäftsplanung der 90er vs. KI-Planungstools heute nachlesen.

Wir versuchten, ein System aufzubauen, bei dem im Winter eingegangene Anfragen automatisch unter Berücksichtigung der aktuellen Auslastung auf den Frühling verschoben würden. Dies erforderte jedoch manuelle Kontrolle und ständige Anpassungen, was viel Zeit in Anspruch nahm und zu Fehlern führte. Genau dieser Schmerz – das Fehlen eines adäquaten Tools – war einer der Hauptgründe, warum ich mit der Entwicklung von formspace.design begann.

Wie man die Arbeit unter Berücksichtigung der Saisonalität in formspace.design plant

In formspace.design habe ich von Anfang an Prinzipien verankert, die helfen, die Saisonalität zu berücksichtigen. Die Module 1.x (Plan, Zonen, Objekte) ermöglichen eine detaillierte Projektbearbeitung, und das KI-Konzept (Modul 2.1) sowie das Design nach Foto (Modul 3.1) helfen, Ideen zu visualisieren und mit dem Kunden noch vor Beginn der Feldarbeiten abzustimmen. Am wichtigsten ist jedoch die Möglichkeit, Arbeitsphasen unter Berücksichtigung ihrer saisonalen Bindung zu planen.

Stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Ein Kunde kommt im Winter mit der Anfrage nach einer vollständigen Gestaltung eines 10 Ar großen Grundstücks. In formspace.design können Sie sofort mit der Arbeit am Konzept und einem detaillierten Plan beginnen, indem Sie KI zur Ideengenerierung und Modul 3.1 zur schnellen Visualisierung nutzen. Während draußen Schnee liegt, können Sie bereits den Dendroplan, die Platzierung von Wegen und kleinen architektonischen Formen abstimmen. Und dann, beim Übergang zur Kalenderplanung, hilft Ihnen das System, die optimalen Fenster für die Pflanzung von Pflanzen (z. B. Frühling oder Herbst für die meisten Sträucher und Bäume) und die Rasenverlegung (Mai-Juni oder Ende August-September) zu bestimmen. Dies ermöglicht eine gleichmäßige Verteilung der Arbeitslast, die frühzeitige Vorbereitung aller Materialien und die Vermeidung von Engpässen in der Hochsaison sowie eine genaue Berechnung von Fristen und Budget für den Kunden, wodurch unangenehme Überraschungen aufgrund des Wetters ausgeschlossen werden.

Was ein ideales CRM für den Landschaftsbau berücksichtigen sollte

Ein ideales CRM für den Landschaftsbau, wie ich es sehe und wie formspace.design es anstrebt, sollte folgende Schlüsselmerkmale aufweisen:

• Arbeitskalender unter Berücksichtigung des Klimas: Die Möglichkeit, regionale Klimadaten einzugeben und Empfehlungen für optimale Zeiträume für verschiedene Arten von Arbeiten (Pflanzung, Schnitt, Behandlung) zu erhalten.
• Intelligente Ressourcenverteilung: Das System sollte die Auslastung des Teams und der Ausrüstung erkennen und die rationalste Aufgabenverteilung unter Berücksichtigung der Saisonalität und der Projektprioritäten vorschlagen.
• Flexibles Projektmanagement: Projektvorlagen, die die Besonderheiten von Landschaftsarbeiten berücksichtigen, mit der Möglichkeit, Phasen schnell zu ändern und sie an Wetterbedingungen zu binden.
• Integration mit Pflanzen- und Materialdatenbank: Berücksichtigung von Verfügbarkeit, Lieferzeiten und saisonalen Besonderheiten der Verwendung von Materialien und Pflanzen.
• Finanzplanung mit Saisonalitätsprognose: Tools zur Prognose von Einnahmen und Ausgaben unter Berücksichtigung saisonaler Schwankungen, die zur Aufrechterhaltung der finanziellen Stabilität des Unternehmens beitragen.

Häufige Fragen

Wie bereitet man das Landschaftsgeschäft auf den Winterrückgang vor?

Die Vorbereitung auf den Winterrückgang sollte bereits im Sommer beginnen. Es ist wichtig, ein finanzielles Polster aus den Einnahmen der Hochsaison zu bilden, um die Fixkosten in der Nebensaison zu decken. Die Nebensaison sollte auch aktiv für die Planung neuer Projekte, die Schulung des Personals, die Durchführung von Inventuren und die Wartung der Technik genutzt werden. Diese Zeit ist ideal, um das Team zu stärken und strategische Planungen vorzunehmen.

Kann der Einfluss der Saisonalität vollständig vermieden werden?

Der Einfluss der Saisonalität im Landschaftsbau kann nicht vollständig vermieden werden, da wir mit der Natur arbeiten. Man kann jedoch ihre negativen Auswirkungen erheblich reduzieren. Entwickeln Sie dazu ganzjährig relevante Dienstleistungen, z. B. Innenbegrünung, Pflege von Zimmerpflanzen, Entwicklung von Designprojekten für das nächste Jahr, Beratungen. Denken Sie auch an den Verkauf von Begleitprodukten, die unabhängig von der Saison gefragt sind.

Welche Marketingstrategien sind in der Nebensaison effektiv?

In der Nebensaison sollte der Schwerpunkt des Marketings auf Planung und Design liegen. Bieten Sie Rabatte auf Designprojekte an, führen Sie kostenlose Beratungen oder Webinare zum Thema Landschaftsgestaltung durch. Dies ermöglicht es, Kunden anzuziehen, die gerade über die Gestaltung nachdenken, und die Planer mit Arbeit zu versorgen, wodurch ein Vorsprung für die nächste aktive Saison geschaffen wird. Nutzen Sie Content-Marketing, um nützliche Tipps zur Gartenpflege zu teilen.

Wie schätzt man die tatsächliche Auslastung der Mitarbeiter im Landschaftsbau ein?

Die tatsächliche Auslastung der Mitarbeiter kann durch die Verfolgung der für jede Projektphase aufgewendeten Zeit sowie unter Berücksichtigung der spezifischen Arbeiten eingeschätzt werden. In der Hochsaison kann beispielsweise ein Landschaftsarchitekt bis zu 5-7 aktive Projekte gleichzeitig betreuen, während sich sein Fokus im Winter auf 2-3 große Planungsprojekte verlagert. Es ist wichtig, ein Abrechnungssystem zu verwenden, das sowohl aktuelle als auch geplante Aufgaben anzeigt und mögliche Verzögerungen aufgrund von Wetterbedingungen berücksichtigt.

Lohnt es sich, in ein spezialisiertes CRM zu investieren, wenn das Budget begrenzt ist?

Investitionen in ein spezialisiertes CRM, wie formspace.design, zahlen sich auch bei begrenztem Budget durch höhere Effizienz, Fehlerreduzierung und besseres Ressourcenmanagement aus. Zunächst kann es ein grundlegender Funktionsumfang sein, der dann erweitert werden kann. Ein verlorener Kunde aufgrund von Terminüberschreitungen oder Fehlplanung oder entgangene Gewinne durch ineffiziente Teamnutzung kosten langfristig viel mehr als die Kosten eines guten Systems.

Welche „Fallstricke“ können bei der Anpassung eines gewöhnlichen CRM auftreten?

Bei der Anpassung eines gewöhnlichen CRM an den Landschaftsbau treten häufig folgende „Fallstricke“ auf: die Unmöglichkeit, Projektphasen flexibel an die spezifischen Arbeiten anzupassen (z. B. eine separate Phase für die Pflanzung von Großbäumen), das Fehlen einer Berücksichtigung der Saisonalität bei der Planung, Schwierigkeiten bei der Integration von Daten über Pflanzen und Materialien. Darüber hinaus können Mitarbeiter feststellen, dass das System ihre Sprache nicht „versteht“ und zu viele manuelle Vorgänge erfordert, was seinen Wert mindert und zu Widerstand gegen seine Nutzung führt.

Der nächste Schritt – intelligent planen

Saisonalität ist kein Urteil, sondern eine Herausforderung, die einen kompetenten Ansatz und die richtigen Werkzeuge erfordert. Mein Weg zur Schaffung von formspace.design war genau von diesem Bedürfnis diktiert – Landschaftsspezialisten ein System zu geben, das ihr Geschäft wirklich versteht und nicht versucht, es an universelle Vorlagen anzupassen. Durch den Einsatz moderner Lösungen können Sie nicht nur Spitzen und Tiefen ausgleichen, sondern saisonale Besonderheiten auch in Ihren Wettbewerbsvorteil verwandeln, indem Sie Kunden eine transparente und vorhersehbare Planung anbieten, unabhängig von der Jahreszeit.